Sudionici i roditelji
Uplate, bankovni izvodi i uplatnice
Pratiti obveze i uplate po sudioniku te iz istih podataka pripremiti i dostaviti točnu HUB 3A uplatnicu za ratu ili preostali iznos.
Gdje se nalazi
Izbornik → Sudionici i roditelji → Uplate roditelja. Bankovno usklađivanje je u Financije → Bankovno usklađivanje.
Postupak
- 1Postavite plan plaćanja i rate za putovanje te provjerite obveze pojedinih sudionika.
- 2Za uplatnice otvorite Uplate roditelja → Uplatnice roditelja i odaberite putovanje.
- 3Odaberite učenika/sudionika. Ako je dijete još samo u Prijavama učenika, može se aktivirati za naplatu bez zatvaranja roditeljske prijave.
- 4Odaberite konkretnu ratu ili „Preostalo ukupno”. Iznos se preuzima iz plana plaćanja i evidentiranih uplata.
- 5Provjerite podatke platitelja, IBAN primatelja, model, poziv na broj, šifru namjene i opis plaćanja.
- 6Za digitalnu uplatnicu odaberite „Pregled PDF-a” ili „Preuzmi PDF”. PDF sadrži HUB 3A podatke i PDF417 barkod.
- 7Za obični ispis digitalnog PDF-a odaberite „Otvori za ispis”.
- 8Za slanje roditelju odaberite „Pošalji e-mailom”. Učenik mora imati upisanu valjanu e-adresu roditelja, a agencija konfiguriran račun za slanje.
- 9Za kupljeni A4 HUB 3A obrazac odaberite „Ispis na kupljeni obrazac”. Prije većeg ispisa podesite i spremite X/Y kalibraciju pisača; testni ispis može koristiti tri učenika (gornja, srednja i donja uplatnica).
- 10Za bankovno usklađivanje uvezite izvod u Financije → Bankovno usklađivanje, pregledajte prijedloge povezivanja i tek zatim potvrdite knjiženje.
Ovlasti
Pregled uplata i uplatnica — pravo „Uplate: pregled”.
Generiranje, slanje, ispis i knjiženje — pravo „Uplate: uređivanje”.
Napomene
Ako učenik nema e-adresu roditelja, slanje uplatnice e-poštom neće uspjeti.
Ako agencija nema aktivan/valjan IBAN, uplatnicu nije moguće pravilno generirati.
Za fizički kupljeni obrazac provjerite X/Y kalibraciju stvarnog pisača prije serijskog ispisa.
Uplata bez ispravnog poziva na broj može završiti na ručnoj provjeri u bankovnom usklađivanju.
Kartično plaćanje više nije primarni lokalni tok — glavni tok ide preko povezane Finance aplikacije kada je integracija aktivna.
eRačun i knjigovodstvo trenutno su pauzirani u Adriquu i vode se kroz zasebnu Finance aplikaciju.
Prije nego počnete
- Putovanje i aktivni sudionici/putnici moraju postojati prije stvaranja njihovih obveza.
- Plan plaćanja mora imati logične iznose/postotke i rokove prije aktiviranja i generiranja obveza.
- Za lokalni uvoz bankovnog izvoda organizacija mora koristiti lokalni način usklađenja i korisnik mora imati pravo upravljanja uplatama.
- Za kartičnu ili vanjsku naplatu mora biti aktivna i konfigurirana odgovarajuća integracija.
Što očekivati nakon postupka
- Za svakog sudionika postoji jasan pregled obveze, plaćenog iznosa i preostalog duga.
- Svaka ručna ili uvezena uplata ostaje u ledgeru s datumom, načinom i revizijskim tragom.
- Storno čuva izvorni zapis i dodaje protuzapis, pa povijest naplate ostaje provjerljiva.
- Potvrđeni bankovni uvoz ostaje u povijesti s formatom, izvorom, statusom i događajima obrade.
Posebni slučajevi i iznimke
Uplata nije vezana uz konkretnu ratu: može se evidentirati bez određene rate kada je to stvarno poslovno stanje.
Jedan bankovni izvod sadrži uplate iz školskog i Općeg turizma: učitajte ga jednom; usklađenje radi nad organizacijom, ne po duplom uvozu.
PDF nema tekst: koristite camt.053/HTML ako je dostupan ili ručno pokrenite OCR samo za taj dokument.
Uvoz s razlikom salda: prvo pregledajte i izričito potvrdite razliku ako aplikacija to zahtijeva, tek zatim knjižite.
Vanjski Finance/ERP način: bankovni izvod se ne učitava lokalno; Adriquo prima potvrđene događaje uplata iz integracije.
Rješavanje problema
Ne vidim karticu za uvoz bankovnog izvoda.
Provjerite način usklađenja uplata. Lokalni uvoz prikazuje se samo kada je organizacija postavljena na lokalno usklađenje; vanjski Finance/ERP i ručni način rade drugačije.
Uplata s izvoda nije automatski povezana.
Otvorite transakciju u pripremi, pretražite sudionika i po potrebi odaberite putovanje i ratu. Ne potvrđujte pogrešan prijedlog samo zato što ga je sustav ponudio.
RBA PDF nije moguće pročitati.
Ako PDF nema ugrađen tekst, pokušajte camt.053 XML ili drugi podržani format. Plaćeni OCR pokrenite ručno samo kada je potreban za taj dokument.
Ne mogu potvrditi i knjižiti uvoz.
Provjerite postoji li nepregledana razlika salda, nejasna povezivanja ili drugi blokirajući problem. Najprije riješite upozorenje, zatim ponovno otvorite potvrdu knjiženja.
Pogrešno sam evidentirao uplatu.
Ne brišite zapis. Odaberite „Storno”, unesite obrazloženje i potvrdite; izvorna uplata ostaje, a protuzapis ispravlja efektivno plaćeni iznos.