Sudionici i roditelji
Roditelji, razredi i učenici
Jednostavno voditi razrede i učenike od matične škole do konkretnog izleta bez ponovnog ručnog upisivanja škole, razreda i razrednika.
Gdje se nalazi
Najbrži unos: Školski turizam → Škole i vrtići → odaberite školu → Razredi i učenici. Zajednički operativni pregled je Sudionici i roditelji → Pregled razreda.
Postupak
- 1Otvorite Škole i vrtići, pronađite školu i u njezinu detalju otvorite karticu „Razredi i učenici”.
- 2Odaberite školsku godinu. Kliknite „Dodaj razred”, upišite oznaku razreda (npr. 6.a) i po želji odmah odaberite postojećeg razrednika ili unesite novog.
- 3Ako razrednik nije poznat pri unosu, razred možete spremiti bez njega i kasnije ga dodati gumbom „Razrednik”.
- 4Kliknite „Poveži izlet” i odaberite izlet iste škole i školske godine. Ako razred već ima razrednika, njegova se veza prenosi na izlet.
- 5Nakon povezivanja izleta koristite „Dodaj učenika” za pojedinačni ručni unos. Putovanje i razred otvaraju se unaprijed odabrani pa unosite prvenstveno ime i prezime učenika te, ako ih imate, podatke roditelja.
- 6Za veći broj učenika odaberite „Uvezi učenike”. Putovanje je unaprijed odabrano; učitajte .xlsx ili .csv datoteku, provjerite mapiranje stupaca i obavezno provjerite razred u pregledu prije uvoza.
- 7Za rad kroz sve škole otvorite Sudionici i roditelji → Pregled razreda, odaberite školu i razred, pa na jednom mjestu uredite razrednika, povežite dodatni izlet i otvorite dodavanje/uvoz učenika.
- 8Prijave roditelja i učitelja i dalje se vode kroz Prijave učenika, Roditeljski portal i Učiteljski portal; matični razred ostaje zajednički izvor za odabranu školsku godinu.
Ovlasti
Pregled razreda i učenika — pravo „Sudionici: pregled”.
Dodavanje i uređivanje učenika/prijava — pravo „Sudionici: uređivanje”.
Dodavanje razreda i uređivanje razrednika u detalju škole — pravo „Škole: uređivanje”.
Napomene
Za dodavanje učenika iz razreda prvo ga povežite s konkretnim izletom; bez izleta nema gumba za ručni unos ili uvoz.
Kod Excel/CSV uvoza odabrani izlet je unaprijed postavljen, ali razred i dalje provjerite u datoteci i mapiranju prije spremanja.
Ne otvarajte isti razred više puta s različitim zapisom (npr. 6.a i 6 A) bez provjere postojećeg matičnog razreda.
Poveznice roditeljskog i učiteljskog portala imaju vlastita prava i rokove; pojednostavljeni matični razred ih ne zamjenjuje.
Osobni podaci učenika i roditelja vidljivi su samo ovlaštenim korisnicima agencije.
Prije nego počnete
- Putovanje mora postojati prije vođenja konačnog popisa sudionika.
- Za roditeljske prijave i administraciju odgovarajući portal/modul mora biti aktivan za organizaciju.
- Za učiteljski portal mora postojati razred i dodjela odgovarajućeg učitelja/razrednika.
- Korisnik mora imati pravo pregleda ili uređivanja sudionika za agencijske radnje.
Što očekivati nakon postupka
- Agencija ima jedinstven popis aktivnih, potvrđenih i otkazanih sudionika po putovanju.
- Razredi, roditeljske prijave i učiteljske dodjele ostaju povezani s istim sudionicima umjesto stvaranja paralelnih popisa.
- Za svakog sudionika moguće je vidjeti stanje ugovora, suglasnosti i obrazaca te revizijski trag prihvata.
- Potvrđeni popis može se koristiti za uplate, osiguranje, rooming i operativni dan.
Posebni slučajevi i iznimke
Roditelj još nije unio podatke: agencija može voditi sudionika ručno, a roditeljski postupak kasnije dopunjuje isti poslovni tijek prema pravilima prijave.
Učitelj je zadužen samo za jedan razred: portal prikazuje samo dodijeljeni razred i putovanje.
CSV ima nepoznata zaglavlja: ručno ispravite mapiranje stupaca prije uvoza.
Interna oznaka već postoji na putovanju: promijenite oznaku ili otvorite postojeći zapis umjesto stvaranja duplikata.
Broj sudionika se razlikuje od plana putovanja: provjerite jesu li svi sudionici uneseni, potvrđeni ili otkazani prije promjene samog plana.
Rješavanje problema
Roditelj ne može otvoriti poveznicu za prijavu.
Provjerite je li pozivnica još valjana i odnosi li se na pravo putovanje. Ako je istekla ili nevaljana, izradite novu pozivnicu; ne mijenjajte token ručno.
Učitelj ne vidi svoj razred.
Provjerite postoji li dodjela učitelja na isti normalizirani naziv razreda i putovanje te je li učiteljska pozivnica prihvaćena.
CSV uvoz je krivo prepoznao stupce.
U pregledu uvoza ručno postavite mapiranje stupaca i provjerite retke prije potvrde. Uvoz se ne mora prihvatiti s automatskim prijedlogom.
Broj sudionika ne odgovara planiranom broju na putovanju.
Pregledajte potvrđene, nacrte i otkazane sudionike. Usklađenje je upozorenje za provjeru, a ne razlog za automatsko brisanje ili dodavanje osoba.
Ne mogu preuzeti popis za osiguranje.
Provjerite ovlast za upravljanje sudionicima i je li odabrano putovanje. Osjetljivi podaci za osiguranje ne učitavaju se korisniku bez odgovarajućeg prava.