Školski turizam
Dobavljači, rezervacije i rooming
Voditi provjerene dobavljače i konkretne rezervacije putovanja, uz odvojene planirane, potvrđene i stvarne troškove te hotelski rooming.
Gdje se nalazi
Izbornik → Školski turizam → Dobavljači i rezervacije; rooming se otvara iz putovanja.
Postupak
- 1Dodajte ili pronađite dobavljača i unesite naziv, OIB/VAT, kontakt, adresu i bankovne podatke prema potrebi.
- 2Za hrvatski OIB koristite provjeru službenih podataka. Kada je ADRIQUO Registry Gateway konfiguriran, dohvaćaju se podaci Registra poslovnih subjekata; VIES provjera radi odvojeno za PDV status.
- 3U kartici Usluge i cjenik unesite dobavljačeve usluge i cijene koje se kasnije mogu prenijeti u kalkulaciju kao snapshot.
- 4Za konkretno putovanje otvorite upit/rezervaciju i pratite raspoloživost te planirani, potvrđeni i stvarni trošak.
- 5Za hotelsku rezervaciju otvorite rooming, definirajte sobe i rasporedite sudionike; provjerite eventualno neraspoređene osobe.
- 6Kada rezervacija zahtijeva vaučer, izradite i izdajte vaučer iz stvarne rezervacije.
Ovlasti
Pregled — pravo „Dobavljači: pregled”.
Uređivanje dobavljača, usluga i rezervacija — pravo „Dobavljači: uređivanje”.
Rooming — odgovarajuće pravo za raspoređivanje soba.
Napomene
Registry/VIES rezultat treba pregledati prije spremanja ako se službeni naziv ili adresa razlikuju od postojećeg zapisa.
Planirani, potvrđeni i stvarni trošak nisu isto i ne treba ih automatski izjednačavati.
Promjena cijene u cjeniku ne mijenja stare kalkulacije.
Automatski rooming prijedlog nije konačna odluka; provjerite kapacitet i neraspoređene sudionike.
Prije nego počnete
- Putovanje mora postojati prije vezivanja konkretne nabave i rezervacije.
- Za automatsko stvaranje rezervacije iz prihvaćenog odgovora ciljani dobavljač mora biti povezan s registrom dobavljača.
- Za izdavanje vaučera moraju postojati dovoljne informacije o rezervaciji i aktivna prava za vaučere.
- Za rooming mora biti aktivan modul Hoteli i rooming te dostupni sudionici putovanja.
Što očekivati nakon postupka
- Agencija ima povijest potreba, poslanih upita, odabranih odgovora i rezervacija po putovanju.
- Za rezervaciju su odvojeno vidljivi planirani, potvrđeni i stvarni trošak.
- Vaučeri dobavljača mogu se izdati iz stvarnih rezervacija i ostaju povezani s putovanjem i aranžmanom.
- Hotelski smještaj može imati zaseban raspored soba i rooming listu vezanu uz isti popis sudionika.
Posebni slučajevi i iznimke
Dobavljač odgovara pozitivno, ali nije povezan s registrom: najprije provjerite/povežite dobavljača prije stvaranja uredne rezervacije.
Više dobavljača odgovori na isti upit: odaberite prihvaćeni odgovor prema stvarnoj poslovnoj odluci; sustav ne bi trebao sam birati pobjednika.
Broj osoba na terenu razlikuje se od planiranog vaučera: evidentirajte stvarno stanje; rezervacija i iznos se ne mijenjaju automatski samo zbog razlike.
Usklađenost autobusa nije aktivirana: kartica je skrivena i to nije greška modula Dobavljači.
Rooming ima nedovoljan kapacitet: neraspoređene sudionike riješite ručno ili promijenite raspoložive sobe prije slanja liste.
Rješavanje problema
Ne vidim karticu Usklađenost.
Provjerite je li modul Usklađenost autobusa aktiviran i imate li pravo pregleda. Kartica je namjerno skrivena kada modul nije uključen.
Prihvaćeni odgovor nije stvorio rezervaciju.
Provjerite je li cilj odgovora stvarni dobavljač i ima li povezani zapis u registru. Bez povezanog dobavljača sustav ne može pravilno izraditi rezervaciju dobavljača.
Potvrđeni trošak rezervacije razlikuje se od planiranog.
To može biti ispravno poslovno stanje. Čuvajte planirani i potvrđeni trošak odvojeno; stvarni trošak evidentirajte nakon realizacije.
Ne mogu izdati vaučer.
Provjerite rezervaciju, dobavljača, putovanje, podatke usluge i vlastitu ovlast za izdavanje vaučera. Vaučer se ne izdaje automatski samim prihvaćanjem rezervacije.
Neki sudionici nisu raspoređeni u roomingu.
Provjerite raspoložive sobe i njihov kapacitet. Automatski prijedlog može ostaviti osobe neraspoređene kada nema dovoljno mjesta ili podaci zahtijevaju ručnu odluku.