Školski turizam
Ugovori
Izrada i praćenje ugovora iz prihvaćene ponude. Ugovor čuva zamrznuti izvor ponude, podatke stranaka, cijenu, rokove, ugovorne odredbe, kontrolnu listu dokumenata, potpise i kasnije anekse.
Gdje se nalazi
Izbornik → Školski turizam → Ugovori.
Postupak
- 1Odaberite prihvaćenu ponudu koja još nema ugovor i pokrenite „Novi ugovor”.
- 2Provjerite broj i reviziju ponude, naručitelja, putovanje, destinaciju, termin, broj učenika/putnika, gratis mjesta i cijenu po osobi. Cijena dolazi iz zamrznute prihvaćene ponude.
- 3Unesite rok za potpis i datum stupanja na snagu.
- 4Provjerite podatke agencije i primatelja te ugovorne odredbe.
- 5Dovršite kontrolnu listu dokumenata. Ugovor nije spreman za potpis dok obvezne stavke nisu riješene.
- 6Pregledajte PDF i po potrebi pošaljite ugovor e-poštom.
- 7Kada je dokument potpun, označite ga kao „Spreman za potpis”, a zatim pratite status „Čeka potpise”.
- 8Evidentirajte potpis agencije i potpis škole/naručitelja. Ugovor postaje „Potpisan” tek kada su evidentirana oba potpisa.
- 9Po potrebi evidentirajte način i datum predaje primjerka ugovora.
- 10Nakon potpisa ugovor je zamrznut. Kasnije ugovorne promjene rade se kroz „Novi aneks”, ne izravnim prepisivanjem potpisanog ugovora.
Ovlasti
Pregled ugovora — pravo „Ugovori: pregled”.
Izrada i uređivanje ranih statusa ugovora — pravo „Ugovori: uređivanje”.
Promjene statusa, potpisi, raskid i aneksi ovise o odgovarajućim ovlastima korisnika.
Podaci pojedine organizacije ostaju ograničeni postojećim RLS pravilima.
Napomene
Ugovor nije moguće izraditi iz nacrta ili samo poslane ponude; izvor mora biti prihvaćena ponuda sa zamrznutim sadržajem.
Cijena po osobi u ugovoru dolazi iz zamrznute ponude i ne uređuje se kao slobodno komercijalno polje.
Jedan ugovor ne postaje potpisan nakon samo jednog potpisa; potrebni su oba evidentirana potpisa.
Potpisani/aktivni ugovor ne treba izravno mijenjati; koristite aneks.
Raskid ugovora zahtijeva obrazloženje.
Procijenjena vrijednost ugovora nije dokaz naplate.
Prije nego počnete
- Mora postojati prihvaćena ponuda sa zamrznutim snapshotom koja još nema ugovor.
- Za status „Spreman za potpis” ugovor mora proći provjeru obveznih podataka i kontrolne liste.
- Za evidenciju potpisa treba znati koja strana potpisuje i ime osobe koja je potpisala; datum se može evidentirati.
- Aneks je moguće izraditi samo za potpisan ili aktivan ugovor i mora imati razlog te barem jednu opisanu promjenu.
Što očekivati nakon postupka
- Ugovor prolazi kroz statuse „U pripremi” → „Spreman za potpis” → „Čeka potpise” → „Potpisan”, a zatim po potrebi „Aktivan” i „Završen”.
- Nakon oba potpisa postoji nepromjenjivi snapshot ugovora i evidencija potpisa.
- Predaja primjerka može se posebno evidentirati s načinom i datumom predaje.
- Naknadne izmjene dokumentiraju se aneksima, čime se čuva audit izvorno potpisanog ugovora.
Posebni slučajevi i iznimke
Prihvaćena ponuda već ima ugovor: ista ponuda se ne nudi ponovno kao izvor novog ugovora.
Ugovor je „Spreman za potpis”, ali treba ispravak: prema ovlastima može se vratiti u radni status prije potpisa.
Evidentiran je samo jedan potpis: ugovor još nije „Potpisan”; ostaje u fazi čekanja drugog potpisa.
Potpisan ili aktivan ugovor treba komercijalnu/pravnu izmjenu: izradite aneks s razlogom i popisom promjena.
Raskid: zahtijeva obrazloženje i ostaje zabilježen kao status ugovora.
Rješavanje problema
Ne vidim prihvaćenu ponudu pri izradi ugovora.
Provjerite je li ponuda stvarno u statusu „Prihvaćena”, ima li zamrznuti snapshot i postoji li već ugovor vezan uz tu ponudu.
Ugovor nije spreman za potpis.
Provjerite popis nedostajućih stavki: naslov, destinaciju, termin, rok potpisa, datum stupanja na snagu, podatke stranaka, broj sudionika, ugovorne odredbe i kontrolnu listu dokumenata.
Evidentirao sam potpis, ali status nije „Potpisan”.
Provjerite oba potpisa. Sustav postavlja ugovor kao potpisan tek kada su evidentirani potpis agencije i potpis škole/naručitelja.
Ne mogu izmijeniti potpisani ugovor.
To je očekivano. Za promjenu potpisanog ili aktivnog ugovora koristite „Novi aneks” i navedite razlog te stare/nove vrijednosti promijenjenih stavki.
Procijenjena vrijednost ugovora ne odgovara stvarno naplaćenom iznosu.
Procijenjena vrijednost je informativni izračun cijena × broj sudionika. Stvarnu naplatu pratite u modulima uplata/financija.