Školski turizam
Operativa i voditelj putovanja
Priprema i vođenje realizacije školskog putovanja: polazak/povratak, prijevoznik, smještaj, vodič i voditelj, kontrolna lista, stvarni troškovi, terenski ekran i zamrznuti završni obračun.
Gdje se nalazi
Izbornik → Školski turizam → Operativa. Za odabrano putovanje dostupan je „Operativni ekran”; mobilni voditelj i rooming otvaraju se iz konkretnog putovanja kada su odgovarajući moduli aktivni.
Postupak
- 1Odaberite školsko putovanje. Operativni podaci, zadaci i stvarni troškovi uvijek su vezani uz konkretno putovanje.
- 2U „Operativnom planu” provjerite mjesto i vrijeme polaska/povratka, prijevoznika, podatke o autobusu, smještaj, vodiča, voditelja, kontakte dobavljača i napomene.
- 3Ako kontrolna lista još ne postoji, odaberite „Izradi kontrolnu listu”. Sustav priprema zadane zadatke prema putovanju; dodatne zadatke možete dodati ručno.
- 4Pratite status zadataka i rokove. Posebno pregledajte zadatke u kašnjenju prije dana polaska.
- 5Otvorite „Operativni ekran” za rad po danu putovanja, prisutnost i terenske radnje.
- 6Ako koristite mobilnog voditelja, pošaljite posebnu pozivnicu voditelju. Voditelj prihvaća pozivnicu i dobiva ograničen pristup samo dodijeljenom putovanju.
- 7Po potrebi otvorite rooming i hotelske sobe iz putovanja kada je modul Hoteli i rooming aktivan.
- 8Tijekom i nakon realizacije evidentirajte stvarne troškove s kategorijom, nazivom, iznosom i napomenom.
- 9Kada je putovanje u realizaciji ili završeno i podaci su provjereni, usporedite planirani prihod, naplaćeno, stvarni trošak i stvarnu maržu.
- 10Odaberite „Zaključi putovanje” tek nakon završne provjere. Zaključenje stvara zamrznuti obračun; kasnije zaključenje može imati novu reviziju umjesto prepisivanja stare.
Ovlasti
Pregled operative — pravo „Operativa: pregled”.
Uređivanje plana, zadataka, stvarnih troškova i zaključenje — pravo „Operativa: uređivanje”.
Pozivnica i mobilni pristup voditelja dodatno ovise o modulu Mobilni voditelj i dodijeljenoj ulozi/pristupu.
Rooming i drugi povezani ekrani imaju vlastite module i ovlasti.
Napomene
Školska Operativa i Operativa Općeg turizma odvojeni su poslovni konteksti; podatke i upute ne treba miješati.
Prijevoz i vlastita flota/BusFlow nisu isto što i ovaj operativni plan; koriste zaseban modul „Prijevoz i logistika”.
Voditelju ne šaljite agencijske korisničke podatke; koristi posebnu pozivnicu i ograničeni pristup.
Stvarni trošak ne treba unositi kao planirani trošak samo radi izjednačavanja rezultata.
Zaključenje putovanja zamrzava obračun i ne treba ga raditi prije nego što su ključne uplate i stvarni troškovi provjereni.
Prije nego počnete
- Putovanje mora postojati i biti odabrano.
- Za korisnu kontrolnu listu trebaju biti poznati osnovni termin i operativni podaci putovanja.
- Za mobilnog voditelja mora biti aktivan odgovarajući modul i voditelj mora dobiti valjanu pozivnicu.
- Za zaključenje putovanje mora biti u statusu u kojem je zaključenje dopušteno (u realizaciji ili završeno).
Što očekivati nakon postupka
- Agencija ima operativni plan i status zadataka za konkretno školsko putovanje.
- Voditelj može dobiti ograničen mobilni pristup svojem putovanju bez pristupa cijelom back-officeu.
- Stvarni troškovi i naplata mogu se usporediti s planom i koristiti za ostvarenu maržu.
- Zaključenje stvara zamrznuti revizijski obračun umjesto promjenjivog završnog broja.
Posebni slučajevi i iznimke
Nema kontrolne liste: izradite zadanu listu, zatim dodajte specifične zadatke koji nedostaju.
Voditelj nije dobio pozivnicu ili je istekla: pošaljite novu pozivnicu; ne dijelite svoj agencijski račun.
Putovanje još nije u realizaciji/završeno: završni obračun se može pregledavati, ali zaključenje nije dopušteno.
Nakon prvog zaključenja pronađen je opravdani novi podatak: napravite novu reviziju zaključenja umjesto mijenjanja starog zamrznutog obračuna.
Treba upravljati autobusom, flotom ili rezervacijom vlastitog prijevoza: koristite Prijevoz i logistika/BusFlow, ne školski operativni plan.
Rješavanje problema
Ne vidim akcije Operative.
Najprije odaberite putovanje i provjerite pravo upravljanja Operativom. Dio akcija prikazuje se tek nakon odabira konkretnog putovanja.
Voditelj ne može otvoriti mobilni pristup.
Provjerite je li modul Mobilni voditelj aktivan, je li voditelj prihvatio valjanu pozivnicu i je li pristup vezan uz pravo putovanje.
Zaključenje putovanja nije dopušteno.
Provjerite status putovanja. Zaključenje je dopušteno za putovanje u realizaciji ili završeno; prije toga dovršite potrebnu promjenu statusa i provjeru podataka.
Stvarna marža izgleda pogrešno.
Provjerite stvarne troškove, evidentirane uplate/naplaćeno i postoji li odgovarajuća zaključana kalkulacija. Završni rezultat ovisi o tim stvarnim izvorima.
Operativa mi prikazuje pogrešan segment putovanja.
Provjerite jeste li u Školskom turizmu ili Općem turizmu. Ta dva operativna modula moraju ostati odvojena i koriste različit izbor putovanja.